Come organizzare eventi pubblici efficaci e di successo - Cod. 10011904

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Corso di formazione costituito da 5 lezioni consultabili online su una piattaforma eLearning. Obiettivo di questo corso pratico di formazione è far apprendere a tutti i partecipanti come pianificare e organizzare al meglio le diverse tipologie di eventi pubblici.

La relatrice supporterà i partecipanti in ogni fase legata all’organizzazione di un evento pubblico: definizione del budget, scelta della location, richiesta delle necessarie autorizzazioni, gestione degli aspetti legati al marketing dell’evento, rapporti con i media, stesura del resoconto finale, etc.

Ciascun partecipante riceverà tutto il materiale didattico necessario e i consigli operativi, per evitare che si verifichino intoppi o problemi che possano compromettere la buona riuscita dell’evento.

Il materiale didattico potrà essere consultato e studiato nei tempi e nei modi che ciascun partecipante riterrà più opportuni.

Al termine delle 5 lezioni il grado di apprendimento di ogni singolo partecipante verrà certificato tramite un test di valutazione finale (facoltativo e online).

Vantaggi e finalità

In sole 5 lezioni ogni partecipante potrà acquisire e aggiornare le proprie conoscenze in modo semplice e pratico, perché riceverà tutta la formazione di cui ha bisogno direttamente sul suo PC, senza perdere neanche un’ora di lavoro, con enormi benefici in termini di tempo e costi, soprattutto quelli inerenti alle spese di trasferta.

• Ogni partecipante imparerà a pianificare e coordinare qualsiasi tipo di evento: la nostra relatrice guiderà i partecipanti nell’organizzazione di tutti gli aspetti: dalla redazione dei documenti necessari alla richiesta delle autorizzazioni, dalla scelta della tipologia di evento più consona alle strategie di comunicazione più adatte.
• Semplificazione delle procedure di organizzazione di un evento: ai partecipanti verranno forniti consigli e strumenti pratici per facilitare e velocizzare il proprio lavoro (checklist utili al controllo delle diverse fasi, per il monitoraggio dei risultati, per il sopralluogo della location, modelli per il calcolo dei costi e la comparazione tra costi e budget, modelli per la costruzione del budget dell’evento, etc.)
• Ricevere il certificato di specialista, previo superamento dell’esame finale (facoltativo e online)!
• Formazione accessibile in qualsiasi momento: Il materiale è consultabile online e scaricabile direttamente sul PC. In questo modo sarà possibile utilizzarlo anche al termine del corso! Nessun spostamento e massima flessibilità!

Prima Lezione: 
Dalla scelta del tipo di evento alle procedure di autorizzazione

• Quali documenti servono per l’autorizzazione allo svolgimento dell’evento?
• Gli adempimenti e le autorizzazioni necessarie a seconda del tipo di evento
• Analisi delle principali tipologie di eventi pubblici:
  • Mostre, convegni, incontri con autori
  • Manifestazioni senza pubblico spettacolo
  • Somministrazione di alimenti e bevande
  • Tavole rotonde, inaugurazioni ed attività che coinvolgono cittadini, commercianti e associazioni
  • Fiere – mostre mercato di rilevanza locale
  • Licenza di pubblico spettacolo
  • Tombole, pesche di beneficienza, lotterie
  • Spettacoli temporanei presso pubblici esercizi
• Quali sono le responsabilità a carico dell’organizzatore?
• Quali sono le differenze burocratiche tra intrattenimento e spettacolo?
• I rapporti con la SIAE: come gestirli?
• Le polizze assicurative: quali sono obbligatorie? Quali facoltative?

Slide di sintesi – Test di autovalutazione

Seconda Lezione: 
La fase di ideazione e progettazione dell’evento

• L’individuazione degli obiettivi e del target
• La definizione della tipologia di evento
• L’individuazione della possibile sede/location
• L’individuazione dei tempi
• La definizione degli aspetti organizzativi
• La definizione del team di lavoro: compiti e responsabilità
• Checklist degli elementi da gestire: allestimento, strutture
• La definizione di ospiti, relatori, guest star, influencer, blogger
• Esempio di checklist pronta per l’uso per il controllo delle diverse fasi
• Checklist per il monitoraggio dei risultati dell’evento

Slide di sintesi – Test di autovalutazione

Terza Lezione: 
La fase di pianificazione

• La pianificazione delle risorse a disposizione
• L’analisi delle necessarie competenze. Il rapporto con i fornitori e le altre figure professionali
• La pianificazione temporale
• Il tipo di location
• La pianificazione delle risorse finanziarie:
  • Come costruire il budget (costi /ricavi)
  • La raccolta dei preventivi
  • Il calcolo dei costi per autorizzazioni e permessi
  • Stima dei costi totali e comparazione del budget disponibile
  • Ricerca di sponsor e previsione dei contributi
• Modello per la costruzione del budget pronto per l’uso

Slide di sintesi – Test di autovalutazione

Quarta Lezione: 
La scelta della location

• Come scegliere una sede adeguata al tipo di evento
• La raggiungibilità (la disponibilità di parcheggi, mezzi pubblici)
• Sale per congressi, locali
• Edifici pubblici (musei, piazze)
• Location, messaggio, immagine e obiettivi: come armonizzare questi elementi
• L’importanza del sopralluogo
• La checklist per il sopralluogo (analisi spazi, attrezzature, collegamenti, segnaletica)
• Reception: il primo punto accoglienza dei partecipanti
• Somministrazione di cibi e bevande: il catering
• Elementi da considerare: intolleranze, stagionalità, allestimento

Slide di sintesi – Test di autovalutazione

Quinta Lezione: 
La pianificazione delle attività e piano di comunicazione

• La preparazione del piano marketing dedicato
• La pianificazione degli strumenti di comunicazione e promozione
• La cura della veste grafica e comunicativa
• Dal database dei contatti all’invito
• L’invito in formato digitale
• La tempistica da rispettare
• Il ruolo di internet e dei social media
• La creazione dell’evento sui social
• Il ruolo dell’ufficio stampa
• Come curare la relazione con i media

Slide di sintesi – Test di autovalutazione

ESAME FINALE (facoltativo e online)
Le prove finale verranno valutate dal relatore. I partecipanti con ESITO POSITIVO riceveranno il certificato attestante le competenze acquisite.

L’esame dovrà essere svolto entro 30 giorni dall’acquisto del corso online.

Events Manager e Graphic Design. Libera professionista dal 2012 si occupa principalmente dell’organizzazione di eventi, elaborazione di grafiche e consulenza in ambito di piani di comunicazione.

Corsi di questo insegnante

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