Come organizzare eventi pubblici efficaci e di successo - Cod. 10011904
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Corso di formazione costituito da 5 lezioni consultabili online su una piattaforma eLearning. Obiettivo di questo corso pratico di formazione è far apprendere a tutti i partecipanti come pianificare e organizzare al meglio le diverse tipologie di eventi pubblici.
La relatrice supporterà i partecipanti in ogni fase legata all’organizzazione di un evento pubblico: definizione del budget, scelta della location, richiesta delle necessarie autorizzazioni, gestione degli aspetti legati al marketing dell’evento, rapporti con i media, stesura del resoconto finale, etc.
Ciascun partecipante riceverà tutto il materiale didattico necessario e i consigli operativi, per evitare che si verifichino intoppi o problemi che possano compromettere la buona riuscita dell’evento.
Il materiale didattico potrà essere consultato e studiato nei tempi e nei modi che ciascun partecipante riterrà più opportuni.
Al termine delle 5 lezioni il grado di apprendimento di ogni singolo partecipante verrà certificato tramite un test di valutazione finale (facoltativo e online).
Vantaggi e finalità
In sole 5 lezioni ogni partecipante potrà acquisire e aggiornare le proprie conoscenze in modo semplice e pratico, perché riceverà tutta la formazione di cui ha bisogno direttamente sul suo PC, senza perdere neanche un’ora di lavoro, con enormi benefici in termini di tempo e costi, soprattutto quelli inerenti alle spese di trasferta.
- Ogni partecipante imparerà a pianificare e coordinare qualsiasi tipo di evento: la nostra relatrice guiderà i partecipanti nell’organizzazione di tutti gli aspetti: dalla redazione dei documenti necessari alla richiesta delle autorizzazioni, dalla scelta della tipologia di evento più consona alle strategie di comunicazione più adatte.
- Semplificazione delle procedure di organizzazione di un evento: ai partecipanti verranno forniti consigli e strumenti pratici per facilitare e velocizzare il proprio lavoro (checklist utili al controllo delle diverse fasi, per il monitoraggio dei risultati, per il sopralluogo della location, modelli per il calcolo dei costi e la comparazione tra costi e budget, modelli per la costruzione del budget dell’evento, etc.)
- Ricevere il certificato di specialista, previo superamento dell’esame finale (facoltativo e online)!
- Formazione accessibile in qualsiasi momento: Il materiale è consultabile online e scaricabile direttamente sul PC. In questo modo sarà possibile utilizzarlo anche al termine del corso! Nessun spostamento e massima flessibilità!
Prima Lezione:
Dalla scelta del tipo di evento alle procedure di autorizzazione
- Quali documenti servono per l’autorizzazione allo svolgimento dell’evento?
- Gli adempimenti e le autorizzazioni necessarie a seconda del tipo di evento
- Analisi delle principali tipologie di eventi pubblici:
- Mostre, convegni, incontri con autori
- Manifestazioni senza pubblico spettacolo
- Somministrazione di alimenti e bevande
- Tavole rotonde, inaugurazioni ed attività che coinvolgono cittadini, commercianti e associazioni
- Fiere – mostre mercato di rilevanza locale
- Licenza di pubblico spettacolo
- Tombole, pesche di beneficienza, lotterie
- Spettacoli temporanei presso pubblici esercizi
- Quali sono le responsabilità a carico dell’organizzatore?
- Quali sono le differenze burocratiche tra intrattenimento e spettacolo?
- I rapporti con la SIAE: come gestirli?
- Le polizze assicurative: quali sono obbligatorie? Quali facoltative?
Slide di sintesi – Test di autovalutazione
Seconda Lezione:
La fase di ideazione e progettazione dell’evento
- L’individuazione degli obiettivi e del target
- La definizione della tipologia di evento
- L’individuazione della possibile sede/location
- L’individuazione dei tempi
- La definizione degli aspetti organizzativi
- La definizione del team di lavoro: compiti e responsabilità
- Checklist degli elementi da gestire: allestimento, strutture
- La definizione di ospiti, relatori, guest star, influencer, blogger
- Esempio di checklist pronta per l’uso per il controllo delle diverse fasi
- Checklist per il monitoraggio dei risultati dell’evento
Slide di sintesi – Test di autovalutazione
Terza Lezione:
La fase di pianificazione
- La pianificazione delle risorse a disposizione
- L’analisi delle necessarie competenze. Il rapporto con i fornitori e le altre figure professionali
- La pianificazione temporale
- Il tipo di location
- La pianificazione delle risorse finanziarie:
- Come costruire il budget (costi /ricavi)
- La raccolta dei preventivi
- Il calcolo dei costi per autorizzazioni e permessi
- Stima dei costi totali e comparazione del budget disponibile
- Ricerca di sponsor e previsione dei contributi
- Modello per la costruzione del budget pronto per l’uso
Slide di sintesi – Test di autovalutazione
Quarta Lezione:
La scelta della location
- Come scegliere una sede adeguata al tipo di evento
- La raggiungibilità (la disponibilità di parcheggi, mezzi pubblici)
- Sale per congressi, locali
- Edifici pubblici (musei, piazze)
- Location, messaggio, immagine e obiettivi: come armonizzare questi elementi
- L’importanza del sopralluogo
- La checklist per il sopralluogo (analisi spazi, attrezzature, collegamenti, segnaletica)
- Reception: il primo punto accoglienza dei partecipanti
- Somministrazione di cibi e bevande: il catering
- Elementi da considerare: intolleranze, stagionalità, allestimento
Slide di sintesi – Test di autovalutazione
Quinta Lezione:
La pianificazione delle attività e piano di comunicazione
- La preparazione del piano marketing dedicato
- La pianificazione degli strumenti di comunicazione e promozione
- La cura della veste grafica e comunicativa
- Dal database dei contatti all’invito
- L’invito in formato digitale
- La tempistica da rispettare
- Il ruolo di internet e dei social media
- La creazione dell’evento sui social
- Il ruolo dell’ufficio stampa
- Come curare la relazione con i media
Slide di sintesi – Test di autovalutazione
ESAME FINALE (facoltativo e online)
Le prove finale verranno valutate dal relatore. I partecipanti con ESITO POSITIVO riceveranno il certificato attestante le competenze acquisite.
L’esame dovrà essere svolto entro 30 giorni dall’acquisto del corso online.
Dott.ssa Micol Bonacina
Events Manager e Graphic Design. Libera professionista dal 2012 si occupa principalmente dell’organizzazione di eventi, elaborazione di grafiche e consulenza in ambito di piani di comunicazione.