Obbligo di aggiornamento annuale per gli operatori AEO entro il 31 luglio

Le aziende in possesso dello status di Operatore Economico Autorizzato (AEO) sono tenute a rispettare una serie di obblighi e adempimenti previsti dalla normativa doganale dell’Unione Europea, al fine di mantenere i benefici collegati a questa certificazione. Uno degli obblighi più rilevanti riguarda l’aggiornamento annuale del modello di automonitoraggio, che deve essere effettuato entro il 31 luglio di ogni anno.

Si tratta di un adempimento fondamentale che rientra nel più ampio sistema di controllo e vigilanza continua a carico dell’operatore AEO, finalizzato a garantire che siano sempre soddisfatti i requisiti previsti per il mantenimento dell’autorizzazione. In questo articolo vediamo nel dettaglio cosa prevede la normativa, quali sono le finalità dell’automonitoraggio, cosa contiene il modello da aggiornare e quali conseguenze può avere il mancato rispetto della scadenza.

Un sistema di affidabilità

Lo status di Operatore Economico Autorizzato è un riconoscimento ufficiale concesso dalle autorità doganali agli operatori economici affidabili e conformi alle normative doganali e di sicurezza. L’Autorizzazione AEO consente di accedere a una serie di semplificazioni doganali e vantaggi competitivi, come la riduzione dei controlli fisici e documentali, la priorità nei controlli e il riconoscimento reciproco con Paesi terzi.

Per ottenere e mantenere questo status, l’impresa deve dimostrare il rispetto di diversi requisiti, tra cui:

• osservanza delle disposizioni doganali e fiscali;
• sistema adeguato di gestione delle scritture commerciali e dei trasporti;
• solvibilità finanziaria;
• adeguati standard di sicurezza (per AEO-S);
• controllo interno delle procedure e capacità di automonitoraggio.

L’importanza dell’automonitoraggio

L’automonitoraggio rappresenta un elemento centrale nel sistema di gestione dell’Autorizzazione AEO. Consiste nella capacità dell’azienda di verificare periodicamente il rispetto dei requisiti AEO, di identificare eventuali non conformità e di adottare azioni correttive per migliorare la propria affidabilità doganale.

L’automonitoraggio non è solo un obbligo formale, ma uno strumento strategico che consente alle imprese di:

• anticipare e prevenire irregolarità;
• ridurre i rischi doganali e fiscali;
• mantenere un rapporto trasparente e collaborativo con le autorità;
• migliorare la gestione interna delle operazioni di Import ed Export.

Per supportare le aziende in questo compito, l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) ha messo a disposizione un modello di automonitoraggio (scaricabile dal sito ADM), che deve essere compilato, aggiornato e conservato in azienda, a disposizione per eventuali verifiche.

Obbligo annuale

In base alle disposizioni vigenti, tutte le aziende AEO sono obbligate ad aggiornare annualmente il modello di automonitoraggio entro il 31 luglio. Questo significa che ogni anno l’impresa deve:

• riesaminare l’organizzazione interna e le procedure aziendali legate alle operazioni doganali;
• verificare il rispetto dei requisiti richiesti dall’Autorizzazione AEO;
• valutare eventuali modifiche significative intervenute nell’organizzazione (cambio di sede, sistema informatico, fornitori, personale chiave, ecc.);
• identificare rischi, criticità e azioni correttive adottate;
• aggiornare il modello di automonitoraggio con tutte le informazioni rilevanti.

L’aggiornamento deve essere effettuato anche in assenza di modifiche sostanziali, riportando comunque l’esito della verifica e la conferma della conformità ai requisiti.

Conseguenze del mancato aggiornamento

Il mancato aggiornamento annuale del modello di automonitoraggio entro il 31 luglio può avere ripercussioni serie per l’azienda AEO. In caso di verifica da parte dell’ADM, la mancata dimostrazione della vigilanza e del controllo interno può portare

• all’avvio di un riesame dello status;
• alla revoca dell’autorizzazione;
• alla perdita dei benefici e delle semplificazioni doganali;
• a possibili sanzioni in caso di violazioni accertate.

Per questo motivo, è essenziale che le aziende adottino una procedura interna che preveda un monitoraggio costante, con almeno un aggiornamento formale annuale del modello, entro la scadenza prevista.

Obbligo di aggiornare le competenze

Un altro aspetto importante che riguarda i soggetti AEO è l’obbligo di aggiornare le proprie competenze in materia doganale, sancito da due Circolari dell’Agenzia delle Dogane (n. 27/23 e 6/24). Chi svolge il ruolo di Responsabile delle questioni doganali perché ha visto riconoscere gli standard pratici di competenza o perché ha partecipato a un corso di formazione accreditato dall’Agenzia deve partecipare a percorsi di aggiornamento, con cadenza biennale, di almeno 30 ore.

Per supportare gli operatori in questo adempimento abbiamo organizzato il Corso online di Alta Formazione “Aggiornamento professionale 2025 per Responsabili delle questioni doganali”, tenuto da alcuni dei massimi esperti in Italia. Il programma (32 ore) è suddiviso in 8 incontri, che si terranno in diretta tramite piattaforma riservata. La prossima edizione si terrà tra ottobre e novembre 2025 e restano ancora alcuni posti disponibili: per conoscere gli argomenti trattati e scaricare il modulo d’iscrizione clicca qui.